Mapear processos é muito importante para padronizar o trabalho e ainda identificar oportunidades de melhorias em uma empresa. Além disso, o mapeamento é uma ferramenta ideal ao transformar um processo, garantindo o aprofundamento da mudança. Por isso, mapear processos é tão importante para as empresas serem mais competitivas e eficientes.
No entanto, esse mapeamento pode ser um grande desafio, uma vez que depende da complexidade e também das características de cada corporação. Que tal simplificarmos um pouco as coisas?
Pois bem, vamos explicar a você tudo o que precisa saber para iniciar o mapeamento de processo na sua PME. Confira 5 passos e garanta melhores resultados no seu negócio! Boa leitura!
1. Determine os objetivos
Dentro de toda cadeia de valor do empreendimento, cada processo tem uma finalidade específica que, ao ser considerado no conjunto das atividades, colabora para atingir seus objetivos finais. Nesse momento, é importante entender qual o papel desse processo em análise dentro do limite de suas atividades:
- o que o processo tenta realizar?
- qual o motivo dele existir?
- que riscos estão envolvidos no processo?
- qual é a sua criticidade?
- há normas e regulamentações associadas ao processo?
2. Identifique quais são as saídas e entradas dos projetos
“Outputs” ou “saídas” são as entregas que acontecem no final de cada um dos processos. Elas agregam valor no decorrer da cadeia produtiva até que culminem no serviço ou no produto final da empresa.
Da mesma forma que os processos entregam “saídas”, eles também recebem “inputs” ou “entradas”. “Inputs” ou “Entradas” são todos os elementos que são alterados no decorrer do processo visando agregar valor à cadeia produtiva. Lembrando que podem ser tanto físicos como de outras formas.
3. Saiba quem são os clientes
Identifique os clientes e, claro, a sua jornada no processo. Fique atente aos “momentos da verdade”, isto é, aquelas interações com os clientes que geram percepção de valor.
Algumas perguntas que precisam ser respondidas nesse passo do mapeamento são:
- o cliente pode sugerir melhorias no processo? Como?
- quem é o cliente e como ele escolheu participar do processo?
- quantas vezes o cliente é envolvido no processo?
- qual é a expectativa do cliente com o processo?
- se for um processo de suporte, qual é o impacto nos processos do tipo finalístico?
4. Conheça os fornecedores
Se há entradas, há alguém responsável por encaminhá-las ao início do processo. É somente dessa forma que ele vai poder começar a transformá-las em saídas. Da mesma forma que os clientes, também há dois tipos de fornecedores:
- fornecedores internos: grupos ou pessoas dentro da organização que entregam as entradas ou os componentes de um processo;
- fornecedores externos: empresas ou particulares que acabam abastecendo o negócio com serviços, insumos e matérias primas.
5. Identifique as melhorias
É o momento de analisar o que está funcionando e o que não está funcionando no processo. Atrasos, inconformidades e gargalos precisam ser apontados. Bem como atividades críticas e as que têm agregado mais valor devem ser identificadas.
É fundamental dar grande atenção às tarefas em que se entra em contato direto com o cliente a fim de assegurar que ele tenha a melhor experiência possível. Não se esqueça de que as pessoas que atuam no dia a dia da operação são as que vão oferecer as melhores sugestões de melhorias no processo.
Após decidir quais são as melhorias a serem aplicadas no processo, elas precisam passar por uma revisão. E, mais adiante, assim que forem aplicadas, é imprescindível que se acompanhe sua implementação para se certificar de seu êxito.
Mapear processos é algo indispensável. Afinal, é a oportunidade que você tem de repensar como a empresa trabalha e de iniciar várias ações que vão promover excelência na gestão. Não se esqueça de garantir que tudo aquilo que foi planejado seja executado com disciplina por todos.
Gostou do texto e quer continuar aprendendo em nosso blog? Então não perca a oportunidade de ler também o texto “Metodologia Scrum: organize e agilize seus processos”!
