Como receber estudantes de intercâmbio na empresa?

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Saber como receber estudantes de intercâmbio na empresa é fundamental. Essa é, sem dúvida, uma ação muito benéfica para todos os envolvidos: para os intercambistas, que têm a oportunidade de vivenciar a rotina e os processos em uma empresa com diferenças culturais, e para os colaboradores da companhia, que podem extrair ótimos insights de tudo o que for compartilhado pelo estudante.

Quem já passou por alguma experiência internacional sabe o quanto uma boa recepção e o acolhimento são importantes para diminuir o choque cultural, e no ambiente empresarial isso não é diferente.

Se você é gestor de uma empresa e está prestes a receber um ou mais estudantes de intercâmbio, seja para uma visita ou um período de estágio em sua organização, as dicas a seguir vão ajudá-lo a preparar sua equipe para receber esses jovens da melhor maneira possível. Confira!

Aprenda sobre a cultura e costumes

Receber um intercambista na empresa é uma ótima forma de aprender sobre uma nova cultura e também de compartilhar a sua. É importante saber mais sobre a cultura e os costumes do estrangeiro e abrir as portas da sua empresa para novas e incríveis experiências.

Além de estudar sobre a cultura e costumes do intercambista para poder recebê-lo bem na empresa, quando o estudante chegar, é importante oferecer informações sobre os costumes e culturas locais também. Saiba que aquilo que está bem claro na cultura brasileira, não é tão evidente assim para quem acaba de chegar no país, certo?

Basta pensar, por exemplo, que, em alguns países, o lado de dirigir é completamente diferente de outros. Em outros países, a informalidade (a forma como as pessoas se cumprimentam aqui no país, por exemplo, com abraços e beijos) pode ser encarada com certa estranheza.

Um bom modo de incentivar adaptações de cultura é convidar o intercambista para passar um final de semana na casa de algum colaborador nacional. É possível fazer isso com a criação de inscrições voluntárias para recepcionar o estudante que veio de fora no final de semana. Assim, ele se sentirá mais familiarizado com o ambiente local, gastronomia, cultura e valores da sociedade em que está vivendo, além de estreitar os laços com famílias brasileiras. Isso favorece a adaptação e socialização no Brasil e na empresa.

Ofereça um ambiente acolhedor

Um ambiente acolhedor, além de envolver o conforto necessário para o desempenho de suas atividades, também engloba aspectos como respeito, tolerância, receptividade e abertura para que o jovem possa dar suas ideias.

Afinal, esse é o principal objetivo de um intercâmbio: estimular, por meio da troca cultural, o desenvolvimento dessas competências em todo o ambiente empresarial. Por isso, deixe bem claro para o intercambista que ele tem total abertura para se expressar e compartilhar suas experiências.

Deixe também todos os materiais necessários para o seu trabalho à disposição, para que ele se sinta confortável e não tenha que ficar pedindo esses objetos a todo momento.

Tratando-se de acolhimento, uma atitude que também pode facilitar a chegada do intercambista ao Brasil, é adiantar para ele alguns aspectos culturais e sobre o nosso clima, por exemplo — assim, ele pode vir, inclusive, com a mala preparada do jeito certo!

Planeje uma recepção

A recepção do intercambista deve ser planejada com antecedência e envolver os colaboradores, em especial os que trabalharão diretamente com ele. O ideal é que seja realizado um evento, com dinâmicas e atividades que permitam que todos se conheçam entre si, facilitando o entrosamento e evitando a criação de “grupinhos”, que só prejudicam o trabalho em equipe.

Essa é também uma boa oportunidade de ser feita (ou renovada) uma identidade para o time, revisando a missão, visão, valores, metas e objetivos do time que trabalhará com o novo colega. Dessa maneira, vai ficar mais fácil fazer com que ele se sinta parte da equipe.

Utilize esse momento da chegada de um membro novo, que vem de outro país com muita vontade de fazer acontecer, para que todos os seus colaboradores — inclusive os líderes e gestores — reflitam sobre qual é o papel de cada um dentro da organização, e como sua contribuição faz a diferença dentro da equipe e no alcance dos resultados esperados pela companhia.

Prepare os seus funcionários

Prepare bem sua equipe de colaboradores existente para facilitar as primeiras interações entre eles e o estudante de intercâmbio. Uma boa dica é compartilhar a história do novo colega, as experiências profissionais, um pouco sobre sua família, idade, além de algumas informações sobre seu país de origem. Por fim, explique aos colaboradores existentes os motivos que levaram à recepção do intercambista estrangeiro, a fim de neutralizar possíveis medos.

Promova a interação com a equipe

A integração do estudante de intercâmbio com a sua equipe deve ser algo contínuo, visto que depois de um período desde a sua chegada pode haver certa resistência com alguns grupos e vice-versa, às vezes apenas por timidez ou diferenças culturais.

Antes do intercambista chegar, pesquise um pouco sobre a cultura e os costumes dele e pergunte-o sobre como funcionam as empresas e as regras em seu país de origem. Desta forma, você pode ter uma conversa com sua equipe e alinhar alguns pontos importantes que eles devem levar em consideração para evitar situações embaraçosas.

Claro que não será possível prever tudo, e aliás isso faz parte da experiência, afinal, essa troca de culturas vai agregar bastante para ambos os lados, porém, o que for possível para deixar o estrangeiro confortável em um primeiro momento, é muito bem-vindo.

Após a recepção e a integração inicial, acrescente na rotina semanal da empresa alguns momentos de descontração como happy hours ou confraternizações dentro da própria companhia.

Essas ações são muito importantes para promover a interação e integração entre todos os membros da equipe, estrangeiros ou não, inclusive entre áreas diferentes. Quando bem trabalhado, isso pode causar um impacto muito positivo nos processos internos, pois todos estarão mais propensos a discutirem suas ideias e soluções entre todos, independente de setores.

Crie um manual de boas-vindas

O manual de boas-vindas é um detalhe importante e que mostra o cuidado que a empresa teve ao receber o intercambista. Se sua empresa já tem algum material desse tipo para os funcionários regulares, basta adaptá-lo para o estrangeiro.

Além de todas as informações sobre a cultura organizacional da companhia, informações sobre horários de entrada, saída, descansos e folgas, é importante que o manual também tenha esclarecimentos sobre as leis trabalhistas que regem o contrato do novo membro da equipe.

Também inclua neste manual a descrição correta do trabalho do intercambista, para que ele possa consultar sempre que tiver dúvidas sobre as suas responsabilidades dentro da empresa. Por fim, deixe os contatos de três pessoas que serão referências para ele dentro da empresa. Ou seja, sempre que ele tiver qualquer dúvida ou problema, saberá a quem recorrer.

Incentive o aprendizado do português

Chegar em um país desconhecido sem saber nada do idioma local, pode ser bem desconfortável no início, mesmo que o estudante e os membros de sua equipe saiba falar inglês. Além disso, o aprendizado do português é mais uma forma de o estudante se inteirar sobre a cultura brasileira e se sentir mais à vontade em nosso país.

Pensando nisso, tente criar algum tipo de material didático ou pesquise esse tipo de conteúdo na internet e envie para o intercambista antes mesmo de ele vir. Incentivá-lo a assistir séries com o áudio em português também é uma boa maneira de fazer com que o idioma soe mais familiar.

Quando o estudante já estiver aqui, procure indicar algumas escolas que ensinem o português, tente conseguir algum tipo de desconto ou, se estiver dentro do orçamento da empresa, financie o seu estudo parcial ou integralmente.

Prepare mentorias e treinamentos

É importante envolver os funcionários por meio de programas de orientação, mentorias e treinamentos. Isso vai ser muito gratificante para os colaboradores existentes e também será uma experiência positiva para o estudante recém-chegado.

Algumas empresas até criam um comitê de diversidade, cujo objetivo é facilitar o processo de integração dos recém-chegados, intervindo em determinadas situações, além de se informar e implementar as melhores práticas em termos de integração dos estrangeiros. Também é fundamental preparar o supervisor imediato do recém-chegado para que ele possa adaptar seu estilo de gerenciamento às necessidades exclusivas do estudante de intercâmbio.

Peça feedback sobre a recepção

Peça feedback sobre a recepção no final da tarde. Essa discussão permite verificar se as tarefas atenderam às expectativas e se os intercambistas se sentem à vontade. Incentive-o a sempre pedir esclarecimentos sobre qualquer coisa que não esteja clara, para que tudo caminhe bem.

Em resumo, é fundamental lembrar que a recepção bem-sucedida de um estudante de intercâmbio depende fortemente da qualidade de sua integração. O papel do da empresa nesse aspecto é crucial e envolve dois eixos principais: criar um ambiente inclusivo e fornecer o treinamento e o suporte adequados no trabalho.

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